도장 없이도 계약은 성립하며, 문제는 나중의 증명입니다

한국에서 회사 이름으로 계약을 맺는 외국인 대표, 임원, 직원을 위한 글입니다. 계약서에 법인 인감을 찍지 않으면 무효라고 알고 있는 경우가 많습니다. 그렇지 않습니다. 우리 법은 계약의 성립에 서면이나 날인을 원칙적으로 요구하지 않습니다. 도장이 하는 일은 성립 요건이 아니라 증명의 영역에 있습니다.

도장은 성립이 아니라 증명의 문제입니다

갈리는 지점은 분쟁이 붙었을 때입니다. 민사소송법 제358조는 사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에는 진정한 것으로 추정한다고 규정합니다. 서명이나 날인이 있으면 그 문서가 진짜라는 추정이 붙고, 아니라고 주장하는 쪽이 이를 뒤집어야 합니다. 없으면 그 추정이 없습니다. 그때는 문서를 제출한 쪽이 진정성립을 증명해야 합니다.

전자문서와 전자서명의 위치

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항은 전자문서가 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다고 규정합니다. 같은 조 제2항은 보증에 관한 규정입니다. 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 민법 제428조의2 제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 봅니다.

전자서명법 제3조는 두 단계로 되어 있습니다. 조문은 서명, 서명날인 또는 기명날인이라는 표현을 씁니다.

• 제1항: 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다.
• 제2항: 법령의 규정 또는 당사자 간의 약정에 따라 서명, 서명날인 또는 기명날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다.

제2항의 조건이 실무의 핵심입니다. 당사자 간의 약정에 따라 전자서명을 선택했다면 그 전자서명이 서명·날인으로서의 효력을 갖습니다. 그래서 전자계약을 도입하는 회사는 기본계약이나 거래약정에 전자적 방식으로 체결할 수 있다는 조항을 먼저 넣어 둡니다. 개별 계약마다 다투지 않기 위해서입니다.

네 가지 방식의 비교

표에는 네 가지 용어가 나옵니다. 법인 인감은 회사의 공식 도장이고, 인감증명서가 이를 증명합니다. 사용인감은 회사가 일상 문서에 쓰는 별도의 도장입니다. 사용인감계는 그 사용인감을 회사가 승인했음을 확인하는 문서입니다.

간인은 법이 요구하는 절차가 아닙니다. 여러 장으로 된 계약서에서 중간 장이 바꿔치기되지 않았다는 점을 보이기 위한 관행입니다. 같은 목적을 페이지 번호 표기, 총 페이지 수 명시, 전자문서 해시값 기록으로도 달성할 수 있습니다. 전자계약으로 넘어가면 간인이라는 절차 자체가 사라지고 무결성 검증이 그 자리를 대신합니다.

무엇을 남겨 두어야 하는가

증거력은 도장 하나가 아니라 기록의 묶음에서 나옵니다.

• 계약 체결 권한의 근거(법인등기부, 위임장, 사용인감계)
• 서명·날인한 사람의 신원을 확인한 수단
• 계약서 최종본이 확정된 시점의 기록
• 최종본과 서명본이 동일하다는 점을 보이는 자료
• 상대방이 계약서를 수령했다는 사실
• 전자계약이라면 약정 조항, 접속·인증 기록, 문서 무결성 정보

마지막 항목에서는 전자계약이 오히려 유리합니다. 종이 계약은 누가 언제 찍었는지가 기록으로 남지 않습니다. 전자계약 시스템은 인증 시각과 접속 정보를 남깁니다. 다툼이 붙었을 때 제출할 수 있는 자료의 양이 다릅니다. 받지 못한 대금이 법원 절차로 넘어가는 경우는 지급명령 이의신청과 인지 보정을 참고하십시오.

추정이 깨지는 지점

제358조의 추정은 절대적인 것이 아닙니다. 서명이나 날인이 있어도 상대방이 그 도장이 도용되었다거나 서명이 위조되었다고 다툴 수 있습니다. 그러면 추정을 유지할지 여부가 다시 심리 대상이 됩니다.

그래서 도장을 찍었다는 사실만으로 안심하기 어렵습니다. 특히 사용인감은 관리 범위가 넓어 누가 어떤 권한으로 찍었는지가 곧바로 드러나지 않습니다. 사용인감 대장을 두고 사용 일자, 계약 상대방, 문서명, 사용 승인자를 남기십시오. 그러면 이 지점에서 설명이 가능해집니다.

전자계약은 반대로 신원확인 수단 자체가 다툼의 대상이 됩니다. 휴대전화 본인확인, 공동인증서, 사업자 인증 가운데 무엇을 썼는지에 따라 증거력이 달라집니다. 거래 규모가 큰 계약일수록 인증 강도를 높이는 선택이 필요합니다.

체크리스트

• 계약 성립과 증명을 분리해 판단합니다.
• 서면·날인이 법으로 요구되는 계약 유형인지 먼저 확인합니다.
• 기본계약에 전자적 체결 방식에 관한 약정 조항을 넣습니다.
• 전자서명 수단을 특정하고 당사자 간에 합의합니다.
• 법인 인감과 사용인감의 사용 기준을 사내 규정으로 정합니다.
• 사용인감을 쓸 때는 사용인감계를 함께 제공합니다.
• 대리인이 체결하면 위임장의 범위를 계약서에 맞춥니다.
• 인감증명서 발급일과 계약일의 간격을 확인합니다.
• 여러 장 계약서는 페이지 번호와 총 페이지 수를 표기합니다.
• 간인을 생략하기로 했다면 대체 수단을 문서에 남깁니다.
• 수정본이 오갈 때 최종본 확정 시점을 기록합니다.
• 서명본 원본의 보관 위치와 담당자를 정합니다.
• 상대방 수령 사실을 이메일 등으로 남깁니다.
• 전자계약 시스템의 인증·접속 로그 보존기간을 확인합니다.
• 계약 종료 후 보존기간과 파기 시점을 함께 정합니다.