AI議事録は全文のスクリプトを残し、データ保護を先に考えましょう

このガイドは、韓国の会社で経営支援・法務・会計・人事の業務を担当し、AIで議事録を作る外国人社員に向けたものです。原則は簡単です。全文の書き起こし（スクリプト）を保存し、明確なプロンプトで整理し直し、機密情報は無料のAIサービスに入れないことです。以下のツールの機能と規約は2026年10月23日時点のものです。

AI議事録ツールにできることと限界

AIの議事録ツールは、いまでは社内外の会議でよく使われています。代表的なサービスにOtter.ai、Fireflies.ai、NAVERのクローバノート（클로바노트）があります。これらのツールは音声を文字に起こし、要約を作ります。Firefliesのように話者を区別するツールもあります。参加者はメモを取る代わりに議論に集中でき、会議が終わればすぐに整理された内容を確認できます。

弱点は自動要約です。重要な内容が抜けたり、文脈が失われたりすることがあります。

• 法務チームの契約条件の会議では、微妙なニュアンスや条件付きの合意が要約に残らず、後で問題になることがあります。
• 人事チームの採用面接の記録では、応募者の非言語的な表現や面接の雰囲気が、音声を文字にする過程で失われます。

全文のスクリプトを保存する

これらのサービスは、要約と一緒にスクリプトそのものも提供します。OtterとFirefliesは会議ごとに会話を文字に起こし、クローバノートは録音、スクリプト、メモをファイルとしてダウンロードできます。スクリプトには会話全体が時系列で残っているので、要約から抜けた内容を確認できます。

会計チームの予算検討会議を例にとります。AIの要約には最終的な決定しかないかもしれません。スクリプトには、その決定に至るまでの議論、反対意見、条件付きの承認がすべて残っています。こうした細部は、後で決定の背景を理解する必要があるときや、監査に対応するときに役立ちます。

長い文脈を扱えるモデルでスクリプトを整理し直す

スクリプトがあれば、大規模言語モデルに整理し直してもらえます。この方法を紹介した元の記事では、GoogleのGeminiモデルを試せるプラットフォームであるGoogle AI Studioを使っていました。その後、2つの点が変わりました。

• 以前の案内に出てくるGemini 1.5 Proモデルは、2025年9月29日に提供が終了しました。Gemini 2.5 Proなど現在のモデルは、最大1,048,576の入力トークンを受け付けます。長い会議のスクリプトも十分に入る量です。
• Google AI StudioとGemini APIの無料枠は、利用上限の範囲内で無料です。しかし、こうした無料のサービスでは、Googleは入力された内容を自社製品の改善に使い、人間のレビュー担当者が内容を読むこともあります。Googleの規約は、機微な情報、機密情報、個人情報を入力しないよう求めています。課金が有効なGoogle Cloudプロジェクトや、Workspaceの企業向けアカウントなどの有料サービスでは、Googleはプロンプトと応答を製品の改善に使いません。

そのため、無料版には社外に見せてもよい資料だけを入れてください。それ以外の資料には、会社が承認した有料または企業向けのサービスを使ってください。

プロンプトの書き方

明確なプロンプトが仕事の大半をこなします。まず目標を決め、次に指示を並べ、最後に資料を渡します。

• 目標。 例：「この面接のスクリプトを、応募者ごとの評価の要約にまとめてください。」
• 指示。 採用面接なら、中核的な能力、経歴、質問ごとの回答、面接官の追加質問と応募者の反応を整理するよう頼みます。
• 制限。 スクリプトにない内容を付け加えないよう、はっきり書きます。誰も言っていないことが正式な議事録に入ると、深刻な問題になりかねません。
• 形式。 GoogleスプレッドシートやExcelにそのまま貼り付けられる表、または報告書に使える文章の形式を指定します。

次のような結果が得られます。

• 法務チームが契約交渉の会議を記録し、条項ごとに合意事項、未合意事項、追加検討事項に分け、双方の立場を時系列でまとめるよう頼みます。交渉全体がひと目でわかる文書ができます。
• 会計チームが四半期の業績検討会議のスクリプトから、部署ごとの予算執行状況、超過・未達の理由、次の四半期の調整計画を、各数値の背景とともに文書に残します。

文書の形式に合わせて出力する

支援部門では、社内検討用の下書きにWord、社外共有用の最終版にPDF、公的機関への提出書類にハングル（한글）ワープロのファイルを使うことが多くあります。韓国政府は自らのシステムを、従来の.hwp形式から開かれた.hwpx形式へ移行しています。中央省庁はすでにオンナラ（온나라）文書システムで.hwpxを義務付けており、地方政府も2026年5月18日から続く予定でした。政府は2026年10月から公務員のメールでの.hwp添付を制限する計画でした。提出先の機関に、どの形式を受け付けるか確認してください。

プロンプトには最終的な文書の形式を書いてください。取締役会への報告資料なら、スライドに収まる短い要点が合います。監査対応の資料なら、根拠を添えた時系列の詳しい記録が合います。法務チームの契約書レビュー意見書や人事チームの面接評価表など、チームの標準様式に合わせるよう頼むこともできます。

機密情報を守る

会議のスクリプトには、人事情報、財務の数字、法的な論点がよく含まれます。アップロードする前に、次のことをしてください。

• 機密の内容は削るか、一般的な表現に置き換えます。
• 個人情報と営業秘密は伏せる（マスキングする）か、コード名に置き換えます。
• 会社がオンプレミスのAIシステムや、セキュリティを強化した企業向け版を用意しているか確認します。

営業秘密として守りたい情報には、社内でも実際の秘密管理の措置が必要です。秘密保持の誓約書だけでは営業秘密になりませんも参考にしてください。

チェックリスト

この方法に慣れたら、チームと共有してください。議事録をプロジェクト、テーマ、参加者ごとに整理しておくと、過去の議論を簡単に見つけられます。定例会議なら、前回の議事録で進み具合を確認し、終わっていない課題を見つけてください。AIは道具にすぎません。議事録を確かめ、その意味を判断するのは、今も人の仕事です。

1. AIの要約だけでなく、全文のスクリプトを保存します。
2. アップロードする前に、個人情報と機密の内容を削るか伏せます。
3. 機微な内容は、有料サービスか会社が承認したAIサービスで処理します。
4. プロンプトを目標・指示・資料の3つに分けて書き、内容の追加を禁じます。
5. 最終的な文書の出力形式を指定します。
6. 議事録にプロジェクト、テーマ、参加者のタグを付け、会議ごとに未完了の課題を確認します。