외국인 직원 고용 회사의 15일 신고, 출입국과 고용센터, 서식과 과태료

외국인 직원을 고용한 회사와 인사 담당자를 위한 글입니다. 외국인 직원이 퇴직하거나 사망한 경우, 소재를 알 수 없게 된 경우, 고용계약의 중요한 내용이 바뀐 경우 회사가 15일 안에 신고해야 합니다. 기한을 놓치면 직원이 아니라 회사에 과태료가 붙습니다. 출입국관리법은 200만원 이하이고, 고용허가제(E-9·H-2 근로자를 고용하는 제도)로 고용한 근로자는 500만원 이하입니다.

누가, 어디에 신고하는가

출입국관리법 조문은 "외국인을 고용한 자는 … 15일 이내에 지방출입국·외국인관서의 장에게 신고하여야 한다"로 되어 있습니다. 대리인을 쓰든 직접 하든 책임은 회사에 있습니다.

같은 퇴사 한 건이라도 근거 법률이 둘이고, 서식도 과태료도 다릅니다. 체류자격(외국인등록증에 적힌 비자 종류)에 따라 어느 쪽으로 갈지 정해집니다.

사유가 양쪽 목록에 모두 있으면 어느 쪽에 한 번 내도 양쪽에 신고한 것이 됩니다. 출입국관리법 제19조 제3항에 따라, 외국인근로자의 고용 등에 관한 법률의 적용을 받는 외국인을 고용한 자가 제19조 신고를 했고 그 신고사실이 같은 법 제17조 제1항의 신고사유에 해당하면 제17조 신고를 한 것으로 봅니다. 제4항은 신고를 받은 출입국관서의 장이 직업안정법상 직업안정기관의 장에게 지체 없이 통보하도록 정합니다. 반대 방향도 있습니다. 외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 제17조 제2항에 따라, 고용센터에 낸 신고사실이 출입국관리법 제19조 제1항의 신고사유에 해당하면 그 신고를 한 것으로 봅니다. 제3항이 출입국 쪽 통보를 정합니다.

15일은 언제부터 세는가

출입국관리법 시행령 제24조 제1항이 네 갈래로 나눠 놓았고, 두 갈래는 회사가 알게 된 날이 기준입니다.

• 해고하거나 직원이 퇴직한 경우: 해고하거나 퇴직한 날
• 직원이 사망한 경우: 사망한 사실을 알게 된 날
• 소재를 알 수 없게 된 경우: 소재를 알 수 없다는 사실을 알게 된 날
• 고용계약의 중요한 내용을 변경한 경우: 변경한 날

사망과 소재불명은 회사가 알기까지 시차가 생기므로 인지 시점을 기록으로 남겨 둡니다. 퇴직은 인지 여부와 무관하게 퇴직일부터 세므로, 인수인계가 길어지는 사이 기한이 지나가는 일이 생깁니다.

고용계약의 중요한 내용 변경

가장 많이 놓치는 사유입니다. 회사 쪽 사정으로 생기는 변경이라 신고 대상이라는 인식 자체가 없습니다. 시행령 제24조 제3항이 범위를 정해 두었습니다.

1. 고용계약기간을 변경한 경우
2. 고용주나 대표자가 변경된 경우
3. 근무처 명칭이 변경된 경우
4. 근무처 이전으로 소재지가 변경된 경우
5. 파견근로자 보호 등에 관한 법률 등 다른 법률에 따라 근로자를 파견한 경우(파견사업장이 변경된 경우 포함)

제2호에는 단서가 있습니다. 다음 네 경우에는 고용주나 대표자가 바뀌어도 이 사유에 해당하지 않습니다.

• 국가기관이나 지방자치단체에서 외국인을 고용한 경우
• 초·중등교육법 제2조 또는 고등교육법 제2조에 따른 학교 및 특별법에 따른 고등교육기관에서 고용한 경우
• 법인의 대표자가 변경된 경우
• 법 제21조 제1항에 따라 외국인이 근무처를 변경한 경우

세 번째에 주의합니다. 개인사업자가 사업주를 바꾸면 신고 대상인 고용주 변경이지만, 법인이 대표이사를 교체한 경우는 이 사유에 해당하지 않습니다.

다른 직장에서 옮겨 온 외국인을 채용할 때

네 번째 제외가 가리키는 것이 근무처 변경입니다. 출입국관리법 제21조 제1항 본문은 체류자격의 범위에서 근무처를 변경하거나 추가하려면 미리 법무부장관의 허가를 받도록 합니다. 단서는 대통령령으로 정하는 전문인력에 한해 변경하거나 추가한 날부터 15일 이내 신고로 갈음합니다. 시행령 제26조의2 제1항이 그 범위를 별표 1의2의 14. 교수(E-1)부터 20. 특정활동(E-7)까지의 체류자격 중 법무부장관이 고시하는 요건을 갖춘 사람으로 정합니다. 이 신고 의무를 위반하면 역시 200만원 이하 과태료입니다(법 제100조 제1항 제3호).

회사 쪽에서 볼 조문은 제21조 제2항입니다. 근무처 변경허가·추가허가를 받지 않은 외국인을 고용하거나 고용을 알선해서는 안 된다고 정합니다. 경력직 외국인을 채용할 때 확인할 것은 이력서가 아니라 허가 또는 신고가 끝났는지 여부입니다.

체류기간 연장 관리

연장은 직원 본인이 신청합니다. 하지만 재직증명·고용계약서·사업자등록증 같은 첨부는 회사가 내줘야 합니다. 출입국관리법 제25조 제1항은 체류기간이 끝나기 전에 연장허가를 받도록 합니다. 정부24(정부 민원 누리집)의 민원 안내는 다음과 같습니다.

• 공통 제출서류: 신청서(별지 제34호서식), 여권 또는 외국인 입국허가서, 외국인등록증, 체류지 입증서류
• 전자민원: 하이코리아(hikorea.go.kr, 출입국 민원 누리집)에서 신청합니다. 전자민원 제외 체류자격은 D-3, D-8, E-7, F-2, F-6, G-1과 F-1 일부입니다.
• 수수료: 6만원, 결혼이민(F-6)은 3만원, 기업투자(D-8)는 면제
• 처리기간: 접수일로부터 14일 이내

E-7은 전자민원 대상에서 빠져 있어 관할 관서 방문 예약이 필요하고, 예약이 밀리는 시기에는 이것이 병목이 됩니다. 만료 90일 전에 서류 준비를 시작하고 60일 전에 접수 경로를 확정합니다. 건강보험 체납도 연장 심사에서 문제가 될 수 있습니다.

점검표

• 재직 중인 외국인 직원의 체류자격을 E-9·H-2와 그 외로 먼저 나눕니다.
• 체류자격별로 신고 창구를 출입국과 고용센터 중 하나로 지정해 둡니다.
• 퇴직·해고는 퇴직일, 사망·소재불명은 인지일로 기산일을 기록합니다.
• 소재불명 인지 시점은 연락 시도 이력으로 남겨 둡니다.
• 계약기간 변경, 상호 변경, 사무실 이전을 신고 사유 목록에 넣어 둡니다.
• 법인 대표이사 교체는 대표자 변경 사유에서 제외되므로 이 사유로 신고하지 않습니다.
• 경력직 외국인 채용 시 근무처 변경허가 또는 신고 완료 여부를 입사 전에 확인합니다.
• 체류기간 만료일을 인사 캘린더에 등록하고 90일 전 알림을 겁니다.
• E-7은 방문 예약 병목을 감안해 접수 경로를 60일 전에 확정합니다.
• 근로계약서 갱신 주기와 체류기간을 한 표에서 관리합니다.

고용보험 적용 기준은 외국인 직원의 고용보험은 체류자격으로 갈립니다에서 다룹니다.