个人信息销毁方法由法律规定，销毁确认书有五栏就够

本文面向持有个人信息的在韩公司，以及其人事、IT和合规负责人。个人信息不再需要时，必须按法律规定的方法立即销毁。法律没有规定确认书格式，但需要能证明销毁的记录，而这份记录有五栏就够了。

为什么要做销毁确认书

最常见的问题是做了销毁却没有记录。《个人信息保护法》（개인정보 보호법）第21条只规定了销毁义务，没有要求确认书格式。但在委托贵公司处理个人信息的客户企业所做的检查（위탁사 점검）或监管机构的调查中，必须证明已经销毁。没有证明手段，就会被视同未销毁。做确认书不是因为它是法定格式，而是为了证明。

何时销毁

第21条第1款规定，保存期限（보유기간）届满、个人信息处理目的已实现、假名信息（가명정보）处理期间届满等，个人信息不再需要时，应立即销毁。但书将其他法令要求保存的情况列为例外。

即使属于例外而保存，也不能放任不管。第21条第3款要求将相关个人信息或个人信息文件（개인정보파일）与其他个人信息分开存储和管理。《劳动基准法》（근로기준법）规定须保存的文件、税法（세법）规定的凭证、《电子商务法》（전자상거래법）规定的交易记录都属于这一类。如果把它们混放在正在运行的数据库中，就违反了分离保管（분리보관）义务。

法律规定的销毁方法

第21条第2款要求采取措施，使信息无法恢复或再现。施行令第16条第1款对方法作了区分。

移到回收站、更改文件名、隐藏文件夹都不是永久删除。只要还有备份，删除原件后仍可恢复，因此难以视为销毁。这就是为什么还要一并确认云存储的版本管理功能和回收站保留期。

同条第2款把安全销毁的具体事项交由个人信息保护委员会（개인정보 보호위원회）制定并公告（고시）。技术方法的具体标准，以该公告为准。

确认书的五栏

• 销毁日期
• 文件名，或对象个人信息文件的识别信息
• 销毁理由（保存期限届满、目的实现、撤回同意等）
• 销毁方法（永久删除、粉碎、焚烧中的哪一种）
• 执行人（实际执行销毁的人）

超过五栏，反而没人填写。比较现实的做法是：每月月底把当月的销毁情况汇总成一页，再按年度装订保存。

先确定保存期限

迟迟不开始销毁的公司，有一个共同点：没有确定保存期限。第21条第1款的要件是保存期限届满、处理目的实现、假名信息处理期间届满，其中前两项需要有人作出判断才会触发。没有这个判断，销毁义务就只停留在观念上，数据不断累积。

起点是按个人信息文件列出清单，并为每个文件写明保存期限和销毁触发条件。比如会员注销后若干天、合同终止后若干个月、通知招聘未录用后若干天，条件写得具体，月底的销毁工作才能按部就班地进行。

法定保存的例外也按文件逐一标注。写明依据哪部法令第几条保存几年，需要分开存储的对象就会自动确定，而该期间届满之时又成为新的销毁触发点。有了这张表，委托方检查所要求的资料大部分可以直接应对。检查的回复方法见回复个人信息受托方检查。

检查清单：检查中常被发现的漏洞

• 没有未设定保存期限的个人信息文件。
• 有人判断目的何时实现，销毁实际得以启动。
• 不只删除运行中的数据库，也删除备份、日志和快照。
• 删除复制到开发和预发布环境中的运行数据。
• 删除负责人电脑下载文件夹中的导出数据。
• 删除粘贴到即时通讯工具和问题跟踪系统中的名单。
• 通过邮件附件往来的名单不留在邮箱里。
• 不把打印件当作普通垃圾扔掉。
• 粉碎后留有记录。
• 法定保存对象不与原件放在一起，而是分开存储。
• 分开存储的数据不沿用原来的访问权限。
• 确认交给受托方的数据是否已销毁。
• 委托合同终止时，履行返还或销毁条款。
• 销毁确认书上有执行人签名。
• 确认书不只存放在负责人的个人文件夹里。

最后三项是检查中实际被指出的问题。如果只关注内部销毁，而不确认受托方（수탁자）一侧的销毁，无论自己的记录多么整齐，数据仍会留在外部。

受托方一侧通过合同来管理。在委托合同中写明个人信息返还或销毁的时间和方法，以及提交销毁证明资料的义务，合同终止时就有了要求对方的依据。没有这类条款，虽然可以请求配合，却没有强制手段。发生泄露时的处理程序，请参阅个人信息泄露的通知与申报。