AI会议纪要要保存完整转写稿，并先做好数据保护

本指南面向在韩国公司从事经营支持、法务、会计、人事工作，并用AI制作会议纪要的外国员工。原则很简单：保存完整的转写稿，用清楚的提示词重新整理，不要把机密资料放进免费的AI服务。以下工具功能和条款以2026年10月23日为准。

AI会议记录工具能做什么，又有哪些不足

如今，公司内外的会议都常用AI会议记录工具。常见的服务有Otter.ai、Fireflies.ai和Naver的Clova Note（클로바노트）。这些工具能把语音转成文字并生成摘要，有的工具（如Fireflies）还能区分不同的发言人。与会者不必再忙着记笔记，可以专心讨论，会后马上就能看到整理好的内容。

弱点在于自动摘要。重要内容可能被漏掉，上下文也可能丢失：

• 在法务团队讨论合同条件的会议上，微妙的语气或附条件的约定可能没有写进摘要，日后引发问题。
• 在人事团队的招聘面试记录中，应聘者的非语言表达和面试气氛，在把语音转成文字的过程中会丢失。

保存完整的转写稿

除了摘要，这些服务也会提供转写稿本身。Otter和Fireflies会转写每一场会议，Clova Note则可以把录音、转写稿和笔记作为文件下载。转写稿按时间顺序记录了全部对话，可以用来核对摘要中漏掉的内容。

以会计团队的预算审查会议为例。AI摘要里可能只有最终决定；转写稿里则有得出这个决定的全过程，包括讨论、反对意见和附条件的批准。日后需要了解决策背景，或者准备应对审计时，这些细节都很有用。

用能处理长上下文的模型重新整理转写稿

有了转写稿，就可以请大语言模型重新整理。介绍这种方法的原文使用的是Google AI Studio，即谷歌提供的、可以试用Gemini模型的平台。之后有两点发生了变化：

• 旧版说明中提到的Gemini 1.5 Pro模型已于2025年9月29日停止服务。Gemini 2.5 Pro等现行模型最多可接收1,048,576个输入token，足以放下一场长会议的转写稿。
• Google AI Studio和Gemini API免费层在用量限额内不收费。但在这些免费服务中，谷歌会用你提交的内容改进其产品，人工审核员也可能阅读这些内容。谷歌的条款要求不要提交敏感、机密或个人信息。在付费服务中，例如通过已启用结算的Google Cloud项目或Workspace企业账户使用时，谷歌不会用提示词和回复来改进产品。

所以，免费版只适合放可以对公司外部公开的资料。其他资料请使用公司批准的付费服务或企业版服务。

怎样写提示词

清楚的提示词能完成大部分工作。先确定目标，再列出指令，最后提供资料。

• 目标。 例如："请把这份面试转写稿整理成每位应聘者的评估摘要。"
• 指令。 如果是招聘面试，请AI整理核心能力、工作经历、每个问题的回答，以及面试官的追问和应聘者的反应。
• 限制。 明确写出不得添加转写稿中没有的内容。如果正式纪要里出现了没有人说过的话，可能会造成严重问题。
• 格式。 要求输出可以直接粘贴到Google表格或Excel里的表格，或者可直接用于报告的段落。

这样可以得到下面这样的结果：

• 法务团队记录合同谈判会议后，请AI按条款把内容分成已达成一致、未达成一致和需要进一步审查的事项，并按时间顺序整理双方立场，得到一份能纵览整个谈判的文件。
• 会计团队用季度业绩审查会议的转写稿，记录各部门的预算执行情况、超支或未达标的原因以及下季度的调整计划，并附上每个数字的背景说明。

按文件格式输出

支持部门常用Word写内部审阅稿，用PDF发对外的定稿，向公共机构提交文件时则用韩文（한글）文字处理软件的文件。韩国政府正在把自己的系统从旧的.hwp格式迁移到开放的.hwpx格式：中央部委已在温纳拉（온나라）公文系统中强制使用.hwpx，地方政府原定自2026年5月18日起跟进，政府还计划从2026年10月起限制公务邮件附带.hwp文件。请向提交对象机构确认可接受的格式。

请在提示词中写明最终文件的格式。董事会汇报材料适合简短、能放进幻灯片的要点；审计材料适合附有依据、按时间顺序排列的详细记录。也可以要求AI按照团队自己的模板整理，例如法务团队的合同审查意见书或人事团队的面试评分表。

保护机密信息

会议转写稿里常有人事信息、财务数字和法律问题。上传之前，请做到：

• 删除机密内容，或改成概括性的表述；
• 对个人信息和商业秘密做遮盖处理，或用代号替换姓名；
• 确认公司是否提供本地部署的AI系统或安全性更高的企业版。

想作为商业秘密保护的信息，在公司内部也需要采取实际的保密措施，可参考仅签保密承诺书并不能让信息成为商业秘密。

检查清单

熟悉这套方法后，请与团队分享。按项目、主题和与会者整理会议纪要，就能轻松找到过去的讨论；如果是例会，可以对照上次的纪要跟进进度，找出尚未完成的任务。AI只是工具，核对纪要、判断其含义仍然是人的工作。

1. 保存完整的转写稿，而不只是AI摘要。
2. 上传前删除或遮盖个人信息和机密内容。
3. 敏感内容使用付费服务或公司批准的AI服务处理。
4. 按目标、指令、资料三部分写提示词，并禁止添加内容。
5. 写明最终文件的输出格式。
6. 给会议纪要加上项目、主题和与会者标签，每次开会时检查未完成的任务。